Planner gir oss det detaljerte overblikket

Planner gir oss det detaljerte overblikket

Botilbudet Ahornparken har fått kontroll på planleggingen - og GDPR IBG Planner er et planleggings- og kalenderverktøy for ansatte på bo- og aktivitetstilbud innenfor Sosial- og Handicap-sektoren. På botilbudet Ahornparken brukes IBG Planner til all planlegging i de tre teamene. På personalrommene vises dag- og ukekallenderen på storskjermer, som danner rammen for morgenmøtenes fellesplanlegging. Samtidig fungerer den felles kalenderen som en referanse for ansatte, som alltid kan få tilgang til den på storskjermen og på sine egne enheter.

Ulovlig Mayland-kalender

Bakgrunnen for implementeringen av IBG Planner på Ahornparken i Gribskov var ikke bare fordi de ønsket et effektivt, felles verktøy for planlegging. Det var også en annen viktig grunn, nemlig loven om beskyttelse av persondata, GDPR.

Planner er en del av IBG og dermed omfattet av de høye sikkerhetsstandardene som kjennetegner plattformen. IBG har nettopp blitt ISAE-3000-sertifisert, slik at behandlingen av persondataene oppfyller kravene i personvernforordningen. Derfor kan IBG med Planner tilby en løsning som sikrer en optimal beskyttelse av borgeres data.

Tidligere planla vi alt i vår Mayland-kalender, men den fysiske kalenderen var fritt tilgjengelig for alle og inneholdt informasjon om alle våre borgere. GDPR tillater ikke dette. Derfor måtte vi bytte til en sikker løsning, og helst en løsning som også var bedre.

Hanne, Sosialpedagog, Team A

Papirer fløy rundt

Det var som nevnt ikke bare GDPR som var årsaken til at de lette etter et nytt system for planlegging og kalenderstyring på Ahornparken. Mayland-kalenderne, som de brukte før Planner, gjorde det vanskelig å planlegge dagene og skape et felles overblikk. De hadde heller ikke oversikt over hele uken, så det var vanskelig å planlegge fremover.

Simone, sosialpedagog i Team C, utdyper: "Kalenderne var ofte overskrevet, så folk skrev beskjedene tilfeldige steder. Det var rot. Oftest var det også uforståelig hva kollegene hadde skrevet, og man kunne ikke alltid se hvem som hadde skrevet beskjeden. Hvis beskjeden var skrevet med kulepenn, kunne den ikke slettes. Det verste var løse beskjeder som ofte fløy ut av kalenderen når man tok den."

En kjent og trygg plattform

En av grunnene til at Ahornparken valgte IBG Planner var at de hadde brukt IBG i mange år. Det betydde at de ansatte var fullt fortrolige med plattformen da Planner ble implementert. "De ansatte tok det bedre imot enn jeg hadde regnet med. Vi kjenner IBG og menneskene bak, så de ansatte var trygge på Planner og var ikke redde for å utforske de nye mulighetene," sier Hanne, sosialpedagog i Team A.

Godt samarbeid om implementering

Implementeringen gikk som planlagt, og de kom raskt i mål med å utvide Planner til hele personalet. Dette skyldes ikke minst det grundige forarbeidet fra styringsgruppen.

Opplæringen av de ansatte skjedde ved at de fikk en rekke fiktive oppgaver som skulle skrives inn i Planner. På den måten ble de vant til å jobbe med systemet og de store skjermene i praksis. Simone, sosialpedagog i Team C, forteller: "Vi hadde en fin implementering. Planner er brukervennlig og intuitiv, så de ansatte lærte seg raskt å bruke det."

Vi hadde et grundig testforløp og brukte mye tid sammen med IBG på å løfte Planner og tilpasse det til våre behov. Vi tastet også inn alt fra de fysiske kalenderne, så vi var helt klare da det skulle introduseres for de ansatte.

Hanne, Sosialpedagog, Team A

Kan ikke klare seg uten Planner

I løpet av det halve året Planner har vært i bruk, har den nye funksjonen blitt uunnværlig for de ansatte på Ahornparken. Det er spesielt oversikten og den økte muligheten for felles planlegging og koordinering som gir verdi. Sosialpedagog Christina, Team B, forteller: "Oversikten er fantastisk, vi sparer tid på møtene ved å planlegge ansatte og oppgaver, og det er en enorm fordel at vi kan sitte 3-4 kolleger sammen foran den store skjermen og se på ukeoversikten."

Det sparer også tid at alt skrives med en ensartet og lettforståelig skrift, i motsetning til tidligere da man måtte tyde hverandres "kråketær". I tilfelle det skulle være beskjeder som er vanskelige å forstå, skriver de ansatte alltid sine initialer slik at man kan kontakte dem. Til slutt tilbyr Planner en rekke smarte funksjoner som gjør registreringen av oppgaver lettere. Funksjonen "gjentakelse" sparer for eksempel mye tid, fordi den betyr at man bare trenger å opprette en tilbakevendende oppgave én gang.

Planner gir enorm fleksibilitet. Vi har alltid kalenderen med oss og kan sjekke den i appen. Så kan vi for eksempel booke neste frisørtime når vi er hos frisøren, og trenger ikke bruke tid på det når vi er tilbake på kontoret.

Christina, Sosialpedagog, Team B

Oversikt - alltid og overalt

IBG Planner har blitt et sentralt punkt for de ansatte på Ahornparken. Når man møter inn om morgenen, slås storskjermen på, og de ansatte samles foran skjermen på personalkontoret for å planlegge dagen sammen. Skjermen brukes også jevnlig, for de ansatte går tilbake til personalkontoret med jevne mellomrom for å sjekke kommende oppgaver.

Sosialpedagog Hanne, Team A, utdyper: "Planner gir oss det detaljerte overblikket vi alltid har hatt behov for. Med Planner blir vi ikke tatt på sengen - alle vet hva som skal skje når, og vi har færre overraskelser. Det gir trygghet for både ansatte og borgere."

Inntasting av nye oppgaver skjer enda mer fleksibelt, for Planner er som resten av IBG mobil og tilgjengelig for alle i appen. De ansatte sitter for eksempel ved sin egen datamaskin eller mobiltelefon og oppretter oppgaver for borgerne